Datenarchivierung, Datensuche, Datenbereitstellung
Es wird immer mehr Content erstellt. Eine Vielzahl an Mitarbeitern und Systemen ist in die Erstellung, Genehmigung und Veröffentlichung von hochwertigen Inhalten sowie die Verwaltung vieler Versionen involviert.
Leider speichern viele Mitarbeiter die Daten einfach irgendwohin, auf den Server oder vielleicht sogar auf die lokale Festplatte; dort liegen die Dateien, bis der Speicherplatz zu klein wird. In der Folge werden die Daten gelöscht oder ausgelagert. Diese Art der Datenarchivierung hat keinerlei organisierte Struktur, keine Zugriffsregelungen, keine Versionskontrollen.
Was passiert nun, wenn Sie nach Wochen wieder ein Bild von damals brauchen?
Vielleicht wissen Sie ja noch, wie die Datei heißt und wo Sie zu finden ist. Wenn Sie ein weniger gutes Gedächtnis haben oder der verantwortliche Mitarbeiter nicht greifbar ist, durchsuchen Sie einen Ordner mit 200 nummerierten jpgs? Mal ganz abgesehen davon, daß Dritte keine Chance haben, die richtigen und vor allen Dingen die aktuellsten Daten zu finden. Und wenn die Suche erfolglos bleibt, was dann? Neu erstellen?
Was, wenn Sie nun Daten für Mitarbeiter an anderen Standorten, für Kunden oder die Presse bereitstellen sollen? Die Datensuche geht von Neuem los, Sie müssen Kollegen um Hilfe bitten, die dafür ihre Arbeit unterbrechen – hier geht unnötig viel Zeit verloren.
Wenn gefunden, wie leiten Sie die Daten dann an eine andere Person weiter? Etwa per E-Mail oder Cloud-Dienst? Der Sicherheitsaspekt spielt hierbei sicherlich die größte Rolle. Wenn Sie eine E-Mail mit möglicherweise wichtigen Daten und größerer Speichermenge versenden, ist nicht gesichert, dass diese auch tatsächlich den Empfänger erreicht.
Die Verwaltung der ständig wachsenden Anzahl digitaler Inhalte in der Geschäftswelt von heute ist eine anspruchsvolle Aufgabe – die richtigen Dateien nutzen Ihnen nur, wenn sie auch schnell zu finden sind und sicher verwaltet werden. Grund genug, über eine professionelle Digital Asset Management-Lösung nachzudenken – spätestens wenn Sie eine Photoshop-Datei ein zweites Mal bearbeiten, weil sie unauffindbar ist…