Als Asset wird jede Form von digitalen Daten bezeichnet – egal ob ein Bild, InDesign-Dokumente, Video, Audio, HTML-Dateien, XML-Dateien etc. oder sogar proprietäre Formate, die ein Unternehmen z.B. für die Nutzung im eigenen Unternehmen selbst entwickelt hat.

Diese Assets sind für Unternehmen digitale „Vermögenswerte“, wie z.B. Logos, Videos, Pläne, Dokumente u.v.m.

Digital Asset Management ist

1. die Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Daten,
2. die Bereitstellung der Daten für Dritte (Mitarbeiter, Kunden, Partner, Internet-User etc.),
3. die Arbeit mit Daten, z.B. im Rahmen von Workflows wie etwa der Bildbearbeitung.

DAM und CMS sind beide Systeme zur Verwaltung digitaler Inhalte, haben jedoch unterschiedliche Schwerpunkte und Funktionen.

DAM steht für Digital Asset Management und konzentriert sich auf die Verwaltung von digitalen Assets wie Bilder, Videos, Audiodateien und anderen digitalen Dateien. Ein DAM-System ermöglicht es Benutzern, digitale Assets zu organisieren, zu kategorisieren, zu suchen, zu bearbeiten und freizugeben. DAM-Systeme bieten auch Funktionen wie Versionierung, Metadatenmanagement und Workflow-Tools zur Zusammenarbeit.

CMS steht für Content-Management-System und konzentriert sich auf die Verwaltung von Inhalten auf einer Website oder einer anderen digitalen Plattform. Ein CMS-System ermöglicht es Benutzern, Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen, einschließlich Text, Bilder, Videos und andere digitale Dateien. CMS-Systeme bieten auch Funktionen wie Vorlagen-Management, Versionierung, Workflow-Tools und Zugriffskontrolle.

Während DAM-Systeme sich auf die Verwaltung digitaler Assets konzentrieren, konzentrieren sich CMS-Systeme auf die Verwaltung von Inhalten auf einer Website oder einer anderen digitalen Plattform. Ein DAM-System kann jedoch als Teil eines CMS-Systems verwendet werden, um die Verwaltung von digitalen Assets innerhalb der Plattform zu verbessern.

Die meisten DAM-Lösungen unterstützen eine Vielzahl von Dateitypen, darunter:
Bilder: JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW-Formate (z.B. CR2, NEF, ARW)
Videos: MP4, AVI, MOV, WMV, MPEG
Audio: MP3, WAV, AIFF
Dokumente: PDF, Microsoft Word, Excel und PowerPoint, Adobe InDesign, QuarkXPress, HTML
Andere digitale Dateien: ZIP, CAD-Dateien, 3D-Modelle

Einige DAM-Lösungen können auch benutzerdefinierte Dateitypen unterstützen, je nach den spezifischen Anforderungen des Kunden. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht alle DAM-Plattformen alle oben genannten Dateitypen unterstützen. Vor dem Kauf einer DAM-Lösung sollten Sie dies überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.

Metadaten sind zusätzliche Informationen zu Daten, z.B. Copyright-Informationen zu Fotos, Beschreibungstexte für Video- und Audio-Dateien etc.. Metadaten beschreiben aber auch das Dateiformat, die Dateigröße, das Erstellungsdatum und vieles mehr.
In NetX können benutzerdefinierte Metadaten wie z.B. Produktnummern u. ä. konfiguriert und gepflegt werden.

Metadaten helfen dabei, digitale Daten einzuordnen, zu beschreiben, zu verschlagworten und schließlich auch wiederzufinden.

In der Regel werden eine QuickSearch, eine erweiterte Suche und verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten angeboten. Wie diese genau umgesetzt oder konfiguriert werden hängt von den konkreten Wünschen des Unternehmens ab.

Wichtig: Die Suche ist immer nur so gut wie die Verschlagwortung – also das Versehen der digitalen Daten mit Metadaten!

Ein- und Auschecken ist die Versionierung von Daten. Die bestehende Version einer Datei wird durch eine neuere ersetzt, z.B. bei der Bildbearbeitung.
Je nach Konfiguration im DAM werden die alten Versionen aber aufbewahrt und können falls notwendig von den Usern eingesehen werden.

In Net bedeutet auschecken, dass eine Datei von einem Benutzer heruntergeladen und im DAM so markiert wird, dass andere User sehen können, dass die Datei gerade in Bearbeitung ist. Solange eine Datei ausgecheckt ist kann ein anderer Benutzer keine neue Version der Datei hochladen.
Mit dem Einchecken lädt der Benutzer dann eine neue Version der Datei in das DAM.

In unserem DAM-System gibt es ein umfangreiches Rechte-Management, dass es ermöglicht den Zugriff von Usern auf bestimmte Daten und Metadaten zu beschränken. Zudem kann festgelegt werden, wer welche Aktionen (z.B. Änderung von Metadaten, Einchecken einer neuen Version usw.) vornehmen darf.

Die Kosten für ein DAM-System können sehr unterschiedlich sein und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie der Anzahl der Nutzer, dem Funktionsumfang, dem Datenvolumen für Speicher und Traffic und der Anzahl der Assets. Einige Anbieter von DAM-Systemen bieten ihre Lösungen zu festen Preisen an, während andere Preise auf der Basis von Nutzungsgebühren oder auf Anfrage berechnen.

Es gibt auch kostenlose oder kostengünstige Open-Source-DAM-Systeme, die jedoch möglicherweise weniger Funktionen und Support bieten als kommerzielle Lösungen. Es ist wichtig, die Anforderungen des Unternehmens sorgfältig zu prüfen und dann eine Lösung auszuwählen, die den Bedarf des Unternehmens erfüllt und innerhalb des verfügbaren Budgets liegt. Ein gutes DAM-System sollte auch in der Lage sein, technologischen Neuentwicklungen zu folgen und sich entsprechend anzupassen.

• Zentrale Verwaltung digitaler Assets/Vermögenswerte
• Leichtes und deutlich schnelleres Auffinden von den aktuellsten Daten
• Assets können allen Mitarbeitern, Partnern, Kunden etc. zur Verfügung gestellt werden, wobei das Rechtesystem dabei hilft, unbefugten Zugriff zu verhindern
• Unterstützung und/oder Verbesserung von Workflows
• Anbindung an andere Systeme möglich, um Assets z.B. auch im CMS zur Verfügung stellen zu können